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 - C'est quoi un ERP ?

 - Cœur de métier ou domaines périphériques

 - Un ERP pour gérer quelles fonctions ?

 - Un ERP adapté à votre métier

 - Un ERP adapté à la taille de votre entreprise

 - Un ERP fiable et pérenne

 - Derniers conseils

C’est quoi un ERP ?

Le terme ERP est anglo-saxon : « Entreprise Ressource Planning ». En français on emploie plutôt l’expression PGI : «Progiciel de Gestion Intégré ».

A l’origine un ERP désigne une solution intégrée autour d’une base de données unique et qui permet de répondre à tous les processus et activités métiers [U1] de l’entreprise : comptabilité, paie, stocks, facturation, production, CRM

Mais, aujourd’hui le terme ERP est de plus en plus employé pour désigner tous les types de logiciels qui peuvent être utilisés dans la gestion d’une entreprise. Dans la réalité, on a en effet, rarement un seul logiciel qui permette de gérer l’ensemble de l’entreprise. Le spectre des besoins est parfois large et les ERP intégrés ne sont pas toujours capable de couvrir totalement le périmètre fonctionnel souhaité.

En employant le terme ERP dans son sens le plus large, on dira donc, qu’il s’agit d’un logiciel de gestion destiné à gérer l’ensemble de l’entreprise.

Par contre, si on reste sur une définition plus restrictive on considèrera que l’ERP est le logiciel de gestion qui gère le cœur de métier de l’entreprise : la GPAO dans une entreprise de production, les stocks/facturations dans une entreprise de distribution, la gestion d’affaires/ de projets dans une entreprise de service ou encore la gestion de chantier pour une entreprise de bâtiment, pour ne donner ici que quelques exemples.

Cœur de métier ou domaines périphériques ?

A ce "cœur de métier" on peut donc ajouter des progiciels métiers, périphériques destinés à gérer un domaine particulier. En effet, souvent, tout le spectre d’activité de l’entreprise ne peut être couvert par une solution unique. D’autre part, une solution spécialisée dans un domaine particulier est en général bien plus complète fonctionnellement.

On trouvera, par exemple, des suites financières [U2] destinées à gérer les parties comptables des entreprises qui sont bien plus évoluées qu’un ERP intégré[U3] .  La plupart de ces progiciels financiers seront capables de gérer la comptabilité générale, la comptabilité analytique mais aussi les immobilisations, les virements et prélèvements bancaires (SEPA), la trésorerie.

Autre exemple, les suites RH (ou SIRH) qui vont parfois gérer les paies mais aussi tous les processus administratifs liés au RH comme les notes de frais, la gestion des congés et des absences, le suivi du temps de travail...

Concernant la gestion des entrepôts on trouvera des logiciels appelés WMS (Warehouse Management System ou Système de Gestion d'Entrepôts) qui permettent de gérer de manière bien plus étendue que l’ERP, les commandes et l’organisation de l’entrepôt. (gestion des emplacements, des commandes, des expéditions, picking...)

Selon la définition que l’on en donne, la notion d’ERP peut être plus ou moins large. Se pose maintenant la question de savoir selon quels critères choisir la bonne solution pour son entreprise.

Un ERP pour gérer quelles fonctions ?

Maintenant qu’on a précisé ce qu’est un ERP, la 1ère question qu’il faut se poser est donc celle du spectre fonctionnel : "cœur de métier" ou métier périphérique.

Ais-je besoin d’un ERP pour gérer le "cœur d’activité" de mon entreprise ou d’une solution PGI qui gèrera une fonction périphérique uniquement : Comme par exemple la paie et les ressources humaines, le CRM destiné aux commerciaux/marketing, la comptabilité/finances, la facturation uniquement ou encore les stocks...la liste est longue.

Un ERP adapté à votre métier

Il faut ensuite trouver la solution qui va correspondre à votre métier. Une entreprise qui fabrique des fenêtres aura besoin d’une Gestion de Production Assistée par Ordinateur (GPAO) avec tous ses composants : gammes, nomenclatures, planification calcul du besoin net (le fameux CBN), la gestion des stocks amonts et des stocks avals, les expéditions avec le conditionnement voir du multi-conditionnement ....

Une entreprise d’informatique ou d’ingénierie aura des besoins qui concerneront la gestion des services, la gestion des projets ou la gestion d’affaires. Une entreprise de bâtiment ou d’électricité un besoin de planification de chantiers avec un diagramme de GANTT, une gestion des bibliothèques de prix et du SAV.  Si la société est dans la distribution elle voudra gérer les achats et les ventes, un lien avec une site e-commerce ou une gestion des caisses.

On pourrait multiplier les exemples à l’envie tellement il y a de spécificités métiers. Sans oublier qu’il faut souvent ajouter des contraintes supplémentaires liées par exemple à la mobilité ou à la connexion avec d’autre logiciels via des API par exemple.

Un ERP adapté à la taille de votre entreprise

Il y a ensuite la question de la structure de l’entreprise à laquelle est destinée l’ERP. Sa taille, son chiffre d’affaire, ses filiales à l’étranger. Il faut choisir un ERP qui sera adapté en termes de coût mais aussi en termes d’usage. Une solution trop complexe sera aussi complexe à entretenir.

L’avenir et la croissance de l’entreprise ont aussi leur importance. Une start-up peut voir ses besoins progresser très rapidement alors qu’une entreprise de "l’ancienne économie” aura une croissance plus lente.

On doit aussi parler de l’aspect technique de la solution, ERP "on premise" ou "cloud".? Paiement à l’usage, au nombre d’utilisateurs, Solution open source ou PGI standard ? Le choix là aussi varié.

Un ERP fiable et pérenne

Le marché des ERP est de plus en plus éclaté. Les purs "players" internet proposant des solutions Cloud avec un loyer mensuel se sont multipliés ces dernières années. En général, ces solutions correspondent bien à des TPE et des petites PME. Les solutions sont flexibles et peu couteuses.

Par contre, une PME dont la structure est plus importante, avec un chiffre d’affaires dépassant plusieurs millions d’Euros aura davantage besoin de sécurité, d’un fonctionnel plus large, d’un accompagnement de proximité... Elle préfèrera se tourner vers des acteurs reconnus du monde de l‘ERP tel que Sage, Cegid, Miscrosoft, SAP, Oracle, EBP...

Enfin, il faudra vérifier la pérennité de la solution et choisir un intégrateur, si l’éditeur n’installe pas lui-même le PGI. On tiendra compte de sa pérennité mais aussi de sa connaissance de l’activité de l’entreprise.

En plus de la traditionnelle démonstration de la solution ERP, il faudra demander à rencontrer des clients déjà installés dont le métier se rapproche de l’activité de votre entreprise.

Derniers conseils :

Selon l’organisme Gartner, près de 28 % des projets d'implantation ERP se soldent par un échec. 

Dans 37%, des cas, cet échec est dû à un manque d’objectifs et d’étapes clairement définis et réalisables. Dans 20% des cas, il s’agit de la résistance des employés au changement. Enfin dans 20 % des cas le manque de communication avec la direction est cause de l’échec.

Prenez donc soin de bien planifier votre projet. Etablissez un cahier des charges, validez un budget plafond pour votre projet enfin pensez à impliquer les différents services concernés par le futur ERP en constituant un groupe de travail qui validera le choix technique de la solution.

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